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[ 2006-12-08 ]

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  【Motown21 レター《Vol.68》 06年12月8日(金)】

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 初めてお読みいただく方、継続読者の方、こんにちは!
 Motown21スタッフのカクです。

 06年の仕事の残日数は実質13日程度になりましたね。そろそろわが社の
 10大ニュースなんてものを作ったりしている時期ですね。

 明るいニュースばかりであれば「ハッピーな06年」なのですが、明るいニ
 ュースはどれくらいありましたか?

 少ないようでしたら、残された13日間で一つでも明るいニュースを増やす
 ようがんばりましょう。

 Motown21もあまり明るいニュースは無かったかなー??
 そこで、来年は「お年玉」を用意しています。それもビックリするようなも
 のをネ。ご期待くださーい。

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■Motown21レター年末年始のご案内├──────────────────
└───────────────┘
 今年の「Motown21レター」は22日の配信をもって06年の最後となります。
 新年は、1月05日に07年第一号(通し番号71号)を配信いたします。
 よろしくお願いいたします。

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 ■□ それでは、今週の「Motown21レター(第68号)」です。□■   


=====《今号のヘッドライン》===========================================
  
 【メルマガ特集1】「出来ましたか個人情報の対策」
 【メルマガ特集2】「Eメールマナー講座第3回:文面のマナー」 

 ■今週の更新&おすすめ情報:
  ・話題を追って
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      各コンテンツが「オープンコンテンツ(どなたでも自由に視聴い
┣━━━━┫ただけます)」と「会員限定コンテンツ(Motown21会員だけが視
┃ご注意!┃聴いただけます)」がございます。
┣━━━━┫記事中のタイトルの先頭に「☆」が付いたものはオープンコンテ
      ンツ、「★」が付いたものは会員限定コンテンツです。
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┏━━━━━━━━━┳━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓
■【メルマガ特集1】┃「出来ましたか個人情報の対策」        ■
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  年末のこの時期は、年賀状準備も加わって忙しさが倍増しますね。
  年賀状を発送するには、宛名書きが必要です。宛名書きに使われる
  お客さまの氏名や住所は「個人情報」の対象になります。この個人
  情報の管理などにいて、個人情報保護法の施行後1年8ヶ月が過ぎま
  したが、改めて整理しておきます。


1.個人情報とは

 個人情報保護法は、05年5月に施行された新しい法律です。個人情報のお
 陰で生活や仕事が便利になる一方、その情報を悪用されることで様々な問題
 も起こっています。個人情報を正しく使うことで、便利な社会を形成してい
 くことが、この法の精神です。

 個人情報保護法では、個人情報(正確には個人データー)を、6ヶ月間以上
 継続して「5千件」以上利用する事業者を「個人情報取扱業者」とし、その
 業者に対して、個人情報の取扱・管理などのルールを定めています。

 なんーだ、当社は個人情報が5千件以下だから関係ないや。法律上はそうで
 すが、自社で保有しているお客さまの個人情報が何らかの原因で漏洩し、そ
 れが元でお客さまが被害を受けることも考えられます。したがって、保有す
 る数ではなく、個人情報を保有・利用する責任企業として、しっかりとした
 対応が必要なのです。

 個人情報とは、「生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる
 氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるも
 の(他の情報と容易に照合することができ、それによって当該個人を識別で
 きるものを含む)」としています。

 その情報で、個人を特定できる氏名はもちろん、画像や音声などのように、
 他の情報と照合することにより個人を特定できるものも含まれるのです。こ
 こで言う個人情報の対象者とは、顧客情報は当然ですが、取引業者の個人情
 報や、社員の評価なども個人情報に含まれます。

 また、「生存する」とありますが、故人の情報であっても「現在生存してい
 る個人とのかかわりを持っている個人情報」も含まれます。要は、個人が特
 定され、個人に関わるデーターなどは個人情報に該当するものだと心得てお
 くことです。

 個人情報の内容は、以下のモノが該当します。
 ・会社関連:勤務先(会社名・会社住所・会社電話番号・所属・メールアド
       レスなど)・評価情報・所得
 ・基本情報:氏名・住所・電話番号・年齢・性別・職歴・学歴
 ・出生情報:生年月日・本籍・血液型・家族構成
 ・記号情報:パスポート番号・免許証番号・クレジットカード番号
 ・特性情報:趣味趣向・宗教・病歴・犯罪歴・結婚/離婚歴・人種・国籍・
       身長・体重・スリーサイズ

 私たちも仕事柄上記のデーターを収集し何らかの形で使用しますので、デー
 ターの管理等注意が必要です。


2.個人情報を取り扱い上の注意事項

 個人情報を取り扱うポイントは次の5つです。
 (1)利用目的による制限:
    何の目的で個人情報を取得するかを明確にすること。また、明確にし
    た範囲以外での使用はしないこと。    

 (2)適正な方法による取得:
    個人情報を取得する際は、承諾を得ること。そのために、必要な告知
    や表示を分かりやすくすること。

 (3)内容の正確性の確保:
    適時個人情報をメンテナンスして最新の情報を保つこと。

 (4)安全保護措置の実施:
    個人情報は、適切な安全保護措置を講じた上で取り扱われること。

 (5)透明性の確保:
    本人がいつでも閲覧できるようにし、尚且つの申し出やクレームに対
    して、適切に対応すること。    

 以上のポイントを「プライバシーポリシー」などとして大衆の目に触れるよ
 うにすることが必要です。ホームページ(HP)を開設している企業であれ
 ば、HP上で告知することです。同時に、お客さまの出入り口にポスターと
 して掲示することです。

 本法律施行前に取得している個人情報については、その利用目的などをお知
 らせし、承諾を得ることが望ましいのですが、皆さんの会社ではいかが対応
 いたしましたか?

 上記で、一番大きな問題は、(1)と(4)です。
 (1)については、自社の「個人情報の定義」つまり、何のデーターを個人
 情報とするのか、その情報を何に使うのかの「利用目的」を明確にすること
 です。

 (4)は、きちんとした安全管理を施すことで、絶対に漏洩させないように
 することと、利用目的に沿って正しく使うことです。

 安全管理では、

 ┌─┐  ┌─┐   ┌─────────────────────┐
 │安│  │ソ│ ┌─┤A.組織的対策:管理規程などを設ける   │
 │ │ ┌┤フ├─┤ ├─────────────────────┤
 │全│ ││ト│ └─┤B.人的対策 :意識高揚・取扱の教育の実施│
 │ ├─┤├─┤   ├─────────────────────┤
 │管│ ││ハ│ ┌─┤C.物理的対策:保管場所と保管者を限定する│
 │ │ └┤|├─┤ ├─────────────────────┤
 │理│  │ド│ └─┤D.技術的対策:セキュリティソフト等で保護│
 └─┘  └─┘   └─────────────────────┘

 がポイントになります。
 「A」の管理規程では、就業規則、入社時の誓約書、退職時の念書などで行
 動面の規律を定めると同時に、機密保持の管理規程も含め対策することです。

 「C」にいおいては、情報の保管場所を施錠し簡単にアクセスできないよう
 に制限したり、入退室時の規制や制限を設けるなどして、保護の徹底を図る
 ことです。

 作業指示書や売買契約書などが、机の上に無造作に置かれている風景を見る
 たびに「個人情報」を管理・保護する体制や意識の低さを痛感します。この
 希薄さは、経営者そのものが個人情報について関心が薄かったり、対策を怠
 っていることから起因していることは間違いないところです。

 事が起こってからでは「後の祭り」ですから、年賀状の宛名の整理のチャン
 スを捉えて、自社の個人情報の体制作りに、全社員上げて取り組んでみたら
 いかがでしょうか。

 コンプライアンスが声高々に叫ばれている今、個人情報においても会社のコ
 ンプライアンス姿勢が問われています。受身で捉えるのではなく、チャンス
 として捉え、積極的な取り組みをしていくことが、コンプライアンスを可能
 にし、持続可能な発展が約束されるのです。


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■【メルマガ特集2】┃「Eメールマナー講座第3回:文面のマナー」   ■
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 ◆さて、送信先も決まり、件名も決まったら本文を書きます。書く体裁は前
 回のとおりですが、読みやすく書くこともマナーです。

 文面のマナー1は、相手先の会社名を略さないこと。よくあるのが「法人名
 称」です。(株)(有)などと略して書かないことです。「株式会社」「有
 限会社」と正式な名称で書くことです。

 また、略し文字の場合に、括弧付き省略文字は絶対に使わないことです。同
 様に、半角カタカナ、単位記号、丸付き数字、あるいは使っている機種や環
 境に依存する文字は、使用厳禁です。
 こうした文字は、受信者側で「文字化け」して正しく表示されません。

 マナー2は、結論を先に書くこと。一般の手紙などの場合は「起承転結」の
 順番に書きますが、Eメールの場合は、逆になります。「先結後説」という
 順番です。会社で上司に「報告」する時と同じ順番です。
 したがって説明や経緯などは結論の後に書くのがマナーです。
 
 マナー3は、なるべく箇条書きを使うこと。説明や経緯などはダラダラ書く
 と読みにくいし、最後まで読んでくれない事もあります。そこで、箇条書き
 にして言いたいことを正確に伝えるようにします。

 この時に、文頭に「・」や「●・■」などよりは「(1)」「A」などのよ
 うに順番がわかる記号を付けるようにします。その理由は、返信の際に、番
 号がついていると相手が楽に返信文を書くことが出来るからです。また、電
 話などで確認する場合も、番号記号があったほうが何かと便利です。

 マナー4は、ワンセンテンスをなるべく短くすること。これも、読みやすさ
 のためです。どうしても長くなる場合は、上記のように箇条書きを使って、
 書くと分かりやすい文章になります。

 マナー5は、再確認をすること。文面が完成したら即送信するのではなく、
 宛先、件名、相手先会社名、氏名・役職名の確認、誤字脱字の確認、添付忘
 れが無いかの確認、署名が間違っていないかの確認することです。

 誤字脱字もさることながら、添付忘れが意外とあります。忘れ防止として、
 宛先と件名を入力したら「添付」の作業を行うことです。忘れる理由の多く
 が、文面が完成した時点で添付の作業を行うからです。

 マナー6は、添付のデーターの容量に注意をすることです。データー量が多
 いと、送信及び受信に時間がかかり、特に受信者側が迷惑することもありま
 す。会社によっては、データー量を制限している場合もあります。

 どうしても大きなデーターを送る場合は、圧縮してから送るとか、Eメール
 ではなく「Webメールサービス」を利用して送るようにします。例えば、
 「宅ファイル便」や「ファイルオークル」「ドデカメール」などがあります。
  宅ファイル⇒http://www.filesend.to/
  ファイルオークル⇒http://www.fileocool.com/
  オデカメール⇒http://www.dodeka.jp/

 
 ◆文面マナーの番外編として、「返信」のマナーについて、少し触れておき
 ます。

 返信のマナーの1は、一時も早く「返信」することです。返信文が出来ない
 とか、結論が出てないからとかで返信のタイミングが遅くなってしまうと、
 送信者が「不安」になったり「不信」を持ったりしてしまうことがあります。

 「受け取りました」とか「了解しました」「後日詳細連絡します」の1行で
 もいいので、早く返信をすることです。

 マナー2は、送信文を削除して返信すること。送信文をそのままで返信する
 のではなく、削除してから返信するようにします。また、送信文を「引用」
 して、返信文を書くと双方にとって分かりやすくなります。但し、過度の引
 用は場合によっては失礼に当たることもありますので、適当に引用するよう
 にします。


 Eメールは、とても便利で手軽に使えるコミュニケーションツールです。が、
 手軽さゆえに、マナー違反も目に付きます。受信者側が「感じよく」受け取
 ってくれて、分かりやすいマナーを心がけることで、評価も高まり、ビジネ
 スだけでなくプラスの効果が期待できます。

 出来るビジネスマン・ウーマンになるためにも、Eメールのマナーも身に付け
 てください。


 Eメールでの「成功事例」「失敗事例」がありましたら、下記から事例をお寄
 せください。差し支えない程度で、紹介させていただきます。使わせていただ
 いた方には、Motown21特製「マグネット」をプレゼントいたします。
  事例投稿⇒http://www.motown21.com/BB/ibbs.php 
 

 
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□■         ≪今週の更新&おすすめ情報≫        ■□
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・話題を追って
 ☆「業界@Info:トヨタがいすゞに出資、ディーゼルエンジンで業務提携」
  ⇒http://www.motown21.com/Topics/Gyokai_22/
  
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□■□編集後記■□
 
 私事で恐縮ですが、明日9日がバースデーなんです。
 ○7歳になってしまいます。もう少しで○才代の大台に乗ってしまうんです。

 ワイフや子供達から「バースデープレゼント」を貰うんですが、嬉しくもあ
 り淋しくもありで、複雑ですネ。

 小学生のころ○才代なんて、考えられなかったこと思い出します。寿命が延
 びたといえ、自分の足で歩けなければ長生きしても意味がないと常々思って
 います。
 皆さんはどう思われますか?

                      Motown21スタッフ カク★☆
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