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[ 2006-12-15 ]

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  【Motown21 レター《Vol.69》 06年12月15日(金)】

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 初めてお読みいただく方、継続読者の方、こんにちは!
 Motown21スタッフのカクです。

 今日から19年の年賀状の受付が始まりましたね。にもかかわらず今年は、例
 年以上に師走の実感が薄いのは私だけしょうか?

 来年はどのような年にしたいですか?その願いを年賀状に認めて送るわけで
 すよね。ってことは、送り先に対して「約束」をしたことになります。どう
 ですか、その約束事はどの程度はたせていますか。

 「一年の計は元旦にあり」なってことを言って、血色ばるんですが、元旦が
 遠のくとともに、約束事が薄れていく。毎年、同じことの繰り返しで、どれ
 だけ約束を反故にしてきたことか.....。

 来年はそうならないように、性根を入れて願い事を書くようにします。

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■Motown21レター年末年始のご案内├──────────────────
└───────────────┘
 今年の「Motown21レター」は22日の配信をもって06年の最後となります。
 新年は、1月05日に07年第一号(通し番号71号)を配信いたします。
 よろしくお願いいたします。

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 ■□ それでは、今週の「Motown21レター(第69号)」です。□■   


=====《今号のヘッドライン》===========================================
  
 【メルマガ特集1】「監査への対応を急げ!」
 【メルマガ特集2】「出来る男の手帳」 

 ■今週の更新&おすすめ情報:
  ・経営のツボ
  ・技術革新
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      各コンテンツが「オープンコンテンツ(どなたでも自由に視聴い
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┃ご注意!┃聴いただけます)」がございます。
┣━━━━┫記事中のタイトルの先頭に「☆」が付いたものはオープンコンテ
      ンツ、「★」が付いたものは会員限定コンテンツです。
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■【メルマガ特集1】┃「監査への対応を急げ!」           ■
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  先日ある整備工場の経営者にあったら、「イヤー、もう少しで指定
  取消にあうとこだったよー」といって、苦笑いをしていました。例
  の「8都県市」のディーゼル規制をクリアーしていないトラックの
  車検を通してしまったとのこと。  


1.法違反が基準化された

 ご承知のとおり、最近の監査は、車両法に違反した内容により、点数制とな
 りました。一説によると「耐震偽装事件」がことの発端で、民間委託業務に
 関し、各種規定等に基づいて正しく行われいるかを、厳格に監視する国の姿
 勢の一環として行われているとか聞きます。

 それはそれとして、道路運送車両法の法令違反についての行政処分の基準化
 は、本年3月2日の国交省自動車交通局長名で通知が業界にされ運用が始ま
 りました。内容をご承知の方も多いと思いますが、今一度制度を確認をして
 おきます。

 行政処分は、「分解整備事業」と「指定整備事業」で基準化されています。
 分解整備事業においては、事業の停止命令、認証の取消及び改善命令。指定
 整備事業では、保安基準適合証等の交付の停止命令、指定の取消、自動車検
 査員の解任命令及び是正命令となっています。

 どうなったらそれぞれの行政処分が課せられるかは、違反点数の点数により
 決まります。簡単に言うと「交通違反点数」のようなもので、違反の重要度
 ・悪質度によって点数化され、その点数が一定量になると行政処分となりま
 す。透明性と厳格性があり、スマートな制度になりました。

 この基準化が無い時代は、監査する人の判断で決まるようなところも無きに
 しも非ず、でしかたら全国的に統一された基準で処分が決まることは、公平
 の原則からも歓迎すべきことです。

 事業を営む企業においても、どの違反が何点で、今現在違反点数が何点合っ
 て、行政処分まで残り何点あるかが分かる制度として、分かりやすい制度で
 はないでしょうか。

 こうした制度になったからどうのこうのと言うのではなく、事業を行うもの
 の姿勢とすれば、法に触れないようにする、というレベルではなく、法を守
 るためにどうあるべきかという、スタンスで取り組むことが肝心です。


2.問題の所在

 冒頭の続きですが、経営者いわく、何日か前に振興会から、注意して検査を
 するように言われていて、そのことを違反の前日に検査員及び社員にも伝え
 ていたのに・・・。

 こうしたことは、よくある話です。「注意していた」「言っていた」のに起
 きてしまう。1年も前に伝えたことではなく、つい数日前に伝えたことがナ
 ゼ出来ないのか、起こってしまうのか?

 原因は、
  1.言葉だけで「対応策」の具体的アクション計画が不在
  2.各種規定類が借り物で、自社の実態にマッチしていない
  3.情報の独り占めによる全社員への不徹底
  4.人に依存した業務システム
  5.以上を踏まえたコンプライアンスの社員教育の不足
 に集約されるのではないでしょうか。

 「1」については、受付時や伝票作成時に、どこを確認して、どう行動する
 かを明確にし、実際に演技させて「頭」と「体」に覚えこます。次に、検査
 員は受入時にどこを照合するのか、8都県市のディーゼル規制基準をパネル
 にして検査場に掲示しておく等の具体策を立てる。整備担当者は、どこをチ
 ェックし、何と照合するのかを定め、実際に行ってみせる。こうした具体的
 な対応策を、立てさせることや、それを使ってやってみるなどの「行動」に
 することが、解決策になります。

 「2」も多くの工場で経験していることではないでしょうか。振興会等から
 取り寄せし、それをそっくり使って会社名や検査員名、事業場管理責任者名
 を変えて、申請する。認証や指定工場になることが先にあって、規程と社内
 事情が合っていなくても、それで良しとしてしまう。申請時に提出した規程
 類が奥の奥に仕舞い込んで、ここ何年も見ていないなって工場はありません
 か?

 参考にすることは決して悪いことではありません。でも「マル真似」では困
 るのです。あくまでも「参考」にして、自社ならどうしたら合理的な運営や
 管理が出来るかを考え、それを規程にすべきです。

 「3」は、例えば検査員講習会や事業場管理責任者講習会などに参加した者
 が、講習内容について、他の社員に伝えたり、書類を回覧したりしているだ
 ろうか?検査員だけ、事業管理責任者だけが知っていればいいというのでは
 なく、講習の概要を朝礼等を通じて知らしめることが大事です。

 「4」の問題は、会社としての業務フローが出来ていないことが問題です。
 「2」と通じることですが、その人がシステムでは困るんです。その人がい
 ないと何も出来ない、分からない状態になり、法令違反を起こすだけではな
 く、お客さまに迷惑をかけてしまいます。

 「5」は、教育の徹底です。コンプライアンスの意識を高める教育、守るた
 めの教育、改善するための教育などを定期的に開催し、確認をさせていくこ
 とです。自社オリジナルの規程やマニュアルを使ってです。

 この法令違反の基準化は、厳格に適用されていきますので、チョットした気
 の緩みで済む問題ではありません。業務停止などになれば、死活問題にも発
 展します。12月という年の変わり目、この期を捉えて社内の態勢の見直し
 をしてみたらいかがでしょうか。 



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 ◆さて、この時期になると来年のスケジュールがボチボチと決まってきます
 ね。06年の手帳を広げれば来年の3月分まで記入できるスケジュールペー
 ジが用意されていますが、ここは一丁新調したくなりますね。

 皆さんはどのタイプの手帳をお使いですか?僭越ながら私は「システム手帳」
 タイプを使っています。とはいっても、テレビやファッション雑誌に出てく
 るような分厚いブランド物ではなく、シンプルな薄めのものです。

 手帳は、多種多様なタイプがあり、手帳の市場規模は、およそ450億円だ
 そうです。平成17年の生産年齢人口(15歳〜64歳)は約8千3百万人です
 からで一人当り542円となります。

 結構ある感じですね。まあ、ビジネスパーソンであれば、一人一冊は必需品、
 場合によっては、オフィシャル用とプライベート用の2冊持っている場合も
 ありますし、主婦や学生でも1冊は持っていますから、そんなもんかもしれ
 ませんね。

 最近は、携帯電話のスケジュール機能を使って、手帳代わりに利用している
 ビジネスパーソンも見かけますが、どうも私的には、あの姿はいただけませ
 んね。ましてやお客さまの前で、やおら携帯電話を取り出してスケジュール
 を確認するセールスパーソンやビジネスパーソンを見ると、いま一つ仕事が
 お粗末な感じがしてしまいます。

 偏見なんでしょうが、イメージはイメージですからね。やっぱり、スマート
 にそれなりの手帳を鞄や背広の内ポケットから取り出して、確認する姿の方
 が好感が持てます。

 その手帳は大別すると「綴じ型」と「リフィール型」の2つあります。
 綴じ型の雄は「能率手帳」ですよね。超ロングセラーで、ビジネスパーソン
 なら一度は目にしたことがありと思います。

 能率手帳は50年以上もビジネスパーソンに人気があり。手帳イコール能率
 手帳と言われるほど手帳の代名詞になっていますね。能率手帳は1949年
 に手帳に時間メモリを入れることにより、ビジネスの道具として手帳を時間
 管理ツールにしました。
 能率手帳サイト⇒http://bt.jmam.co.jp/bizstyle/index.html

 このタイプは、薄い、軽いが特徴で、内ポケットに入れて持ち運びが出来る
 点がとても便利ですね。ユーザーからのアンケート調査で改良が加えれれて
 バリエーションも豊富なところも人気の秘密のようです。欠点は、カスタマ
 イズが出来ない点です。

 最近では、野口先生の「超整理手帳」なるものが人気があるようです。野口
 先生といえば「超整理法」で一躍有名になりましたね。コペルニクス的発想
 で、書類や資料は、使ったら一番前に置く、この繰り返しをしていくと、使
 わないものは後ろにおいやっれていき、よく使うものが前にある、この簡単
 は発想を「整理術」に仕上げて有名になりました。
超整理手帳サイト⇒http://www.noguchi.co.jp/datebook2007/


 ◆一方のリフィル型は、俗に言う「システム手帳」のことです。バインダー
 (6穴など)がついたカバーとスケジュール記入ページの部分が別になって
 いるものです。

 人気の火付け役的な存在が「FILOFAX(ファイロファックス)」です。日本に
 は1984年に導入されて以来人気のシステム手帳です。欧米での「ファイロフ
 ァックス」は、システム手帳自体を意味し、固有名詞と共に、システム手帳
 の総称として辞書にも載っているそうです。
 FILOFAX⇒http://www.filofax.jp/distributor/

 当時20代後半だったミーハーな私も、このシステム手帳は憧れのものでし
 たね。結局は買いませんでした。重たいのが最大のネックになったのです。
 泊まりの出張が多く、少しでも荷物の重量を減らしたかったので。
  
 システム手帳は、スケジュールページの部分を年毎に差し替えすれば済むの
 で、バインダーを買うときは、少々高いものになりますが、長年使うことを
 考えるとリーズナブルなものです。

 能率手帳でも、このシステム手帳の人気に乗じてリフィル型の能率手帳を出
 しています。バインダーの種類も豊富で、且つピンきりで選ぶ楽しみがあり、
 この点も人気を支えている感があります。

 リフィル型のメリットは、目的や好みに合わせてスケジュールの種類やメモ
 の部分など色々と揃えられるところと、趣味などに応じて色々なページが追
 加できるところです。綴じ手帳の欠点である融通が利かない点を、完全に払
 拭したところが人気の秘密です。

 欠点は、厚い、重いですね。最近は、この点を改善したものも出てきていま
 す。一時の分厚いシステム手帳が人気でしたが、最近は、その逆の傾向です。

 変わり版として、糸井重里氏開発の「ほぼ日手帳」が話題を呼んでいます。
 基本的には綴じ型ですが、1日1ページコーナーがあって、ここに仕事や私
 事の予定を書いたり、メモしたり出来るところが人気のようです。
 ほぼ日手帳サイト⇒http://www.1101.com/store/techo/index.html

 ワタミの渡邉美樹社長がプロデュースした手帳「夢に日付を! Date your
 dream」も面白い手帳です。この手帳は、夢を具現化するための手帳で、5
 ヶ年計画を立て、その5カ年計画を1年ごとに何をすべきかの目標を設定し、
 それを月ごとに実行の反省をして5ヶ年計画達成する手帳です。
 ワタミ⇒http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0609/08/news094.html


 ◆最近は、綴じ型にしてもリフィル型にしても、販売コーナーが小さくなて
 きますね。パソコンなどの普及やPDA(個人用の携帯情報端末)、携帯電
 話などに押されて、スケジュールもデジタル管理に少しずつ移行している、
 又は併用していることで、全体に手書きの手帳の規模が小さくなっている感
 じです。

 どのタイプをお使いになるかは、趣味嗜好の問題で、どれが一番とはいえま
 せんね。買うもよし、頂戴するもよし、どちらにしても色々使ってみてしっ
 くりくるものが、自分にとって一番の手帳ということになります。

 来年の手帳は、気分一新で新しいタイプを使うこともいいのでは・・・。
 これ、私のことです。
 手帳の総合サイト⇒http://www.geocities.jp/techou_bag/C12_2.htm#72
 チョット一服サイト⇒
   http://www.yukan-fuji.com/archives/2006/12/post_7850.html

 
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□■         ≪今週の更新&おすすめ情報≫        ■□
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・経営のツボ
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□■□編集後記■□
 
 来年のスケジュールページを購入し、今年のスケジュールページと入れ替え
 をするのですが、その時に1月から日を追って、あんなことがあった、こん
 なこともあった、ここでは講習会の出来はマズマズ、でもあの時のは「?」
 
 また、プライベートでお出かけしたことを、想い出したりするのも楽しいひ
 と時ですよね。

 今年はまだ終わっていませんが、仕事面では「東北オートザムオーナー会」
 様のシリーズ研修が印象的でしたね。自分も勉強が出来た6回シリーズ研修
 でした。プライベートでは、ワイフと行った「西沢渓谷」が楽しかったです
 ね。
 
 皆様は、どのような想いをしながら、手帳の入れ替えをするのでしょうか?

                      Motown21スタッフ カク★☆
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